Exemplo De Como Escrever um E-mail à Nova Secretária

Boas-vindas à Nova Secretária: Exemplo De Co Um E-Mail Para A Nova Secretária

Exemplo De Co Um E-Mail Para A Nova Secretária – Seja muito bem-vinda(o), [Nome da Secretária], à nossa equipe! Estamos entusiasmados em tê-la(o) conosco. Este e-mail tem como objetivo fornecer informações essenciais para que você possa se integrar rapidamente às suas novas responsabilidades e se sentir confortável em seu novo ambiente de trabalho.

Responsabilidades e Expectativas

Como secretária, suas principais responsabilidades incluem a organização da agenda executiva, atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, organização de documentos e suporte administrativo à equipe. Esperamos eficiência, organização, discrição e proatividade em todas as suas tarefas. A comunicação clara e eficiente também é fundamental para o sucesso em sua função.

Você irá interagir frequentemente com [Nome do Gerente], [Nome do Diretor] e membros da equipe de [Departamento].

Informações Práticas e Procedimentos

Para facilitar sua integração, listamos abaixo alguns procedimentos importantes:

• Acesso ao Edifício: Utilize seu crachá para acessar o edifício. O acesso é liberado das 7h às 20h. Fora desse horário, entre em contato com a portaria pelo telefone [Número de Telefone da Portaria].
• Sistemas Informáticos: Seu login e senha serão fornecidos pelo departamento de TI. Para suporte técnico, ligue para [Número de Telefone do Suporte TI] ou envie um e-mail para [Endereço de E-mail do Suporte TI].
• Recursos da Empresa: O acesso a impressoras, copiadoras e outros recursos é disponibilizado através da rede interna. Para quaisquer dúvidas, entre em contato com o departamento de TI.
• Solicitação de Materiais de Escritório: Para solicitar materiais de escritório, preencha o formulário online disponível em [Link para o formulário] ou entre em contato com [Nome do Responsável] pelo telefone [Número de Telefone].
• Política de Férias e Faltas: A política de férias e faltas está detalhada no manual do funcionário, disponível em [Link para o manual]. Para solicitar férias, você deve preencher o formulário específico com, no mínimo, 30 dias de antecedência.

Contatos Internos

Ferramentas e Softwares

Para o desempenho eficiente de suas tarefas, você utilizará os seguintes softwares e aplicativos:

• Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint): Para criação e edição de documentos, planilhas e apresentações. O acesso é feito através do seu login na rede da empresa.
• Sistema de Agendamento de Reuniões: [Nome do Software]. Um tutorial detalhado sobre o uso deste sistema será fornecido em sua primeira semana de trabalho.
• [Nome de outro software relevante]: [Descrição breve e instrução básica de uso].

Rotinas e Tarefas Diárias

Suas tarefas diárias serão organizadas por prioridade para garantir a eficiência do seu trabalho:

1. Gerenciamento da agenda executiva, incluindo agendamento de reuniões e compromissos.
2. Atendimento telefônico, direcionando as ligações para os departamentos ou pessoas responsáveis.
3. Organização e arquivamento de documentos físicos e digitais.
4. Recebimento e encaminhamento de correspondências.
5. Suporte administrativo em tarefas diversas, conforme solicitado pela equipe.

Para lidar com visitantes, você deve recebê-los cordialmente, direcioná-los ao local adequado e informar à pessoa esperada sobre a sua chegada. Para correspondências, você deve registrá-las, abri-las (se necessário) e encaminhá-las aos destinatários.

Comunicação e Protocolo

A comunicação interna segue os seguintes protocolos:

Para comunicações formais, utilize e-mail. Para comunicações internas urgentes, utilize o chat da empresa. Em caso de ligações de clientes ou fornecedores, anote os detalhes da ligação, incluindo o nome, telefone e assunto. Seja sempre cortês e profissional em todas as suas interações, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente.

Recursos Adicionais e Suporte, Exemplo De Co Um E-Mail Para A Nova Secretária

Para auxiliar em seu trabalho, você terá acesso a:

• Manual do funcionário.
• Treinamentos específicos sobre os softwares e sistemas utilizados.
• Suporte da equipe de TI para questões técnicas.
• Suporte do seu gerente para questões relacionadas ao trabalho.

Não hesite em procurar ajuda sempre que precisar. Estamos aqui para apoiá-la(o) em sua jornada conosco. Qualquer dúvida, por menor que seja, pode e deve ser comunicada à equipe.

Qual o tom ideal para o e-mail?

Profissional, mas amigável e acolhedor. Evite termos muito formais ou distantes.

Devo incluir meu número de telefone pessoal no e-mail?

Não, a menos que seja explicitamente necessário e autorizado pela empresa. Use apenas contatos oficiais.

Como lidar com possíveis dúvidas após o envio do e-mail?

Disponibilize canais de comunicação claros (e-mail, telefone interno) e se ofereça para esclarecer qualquer dúvida que ela possa ter.